Den största effekten i Effektivs ombyggda rekrytering kom inte från ett nytt system eller ett dyrt verktyg. Den kom från några rader text i ett mejl. Det är poängen Pauline Vehniäinen återkommer till, och det är inte den poäng hon trodde att hon skulle landa i.
Pauline representerar Effektiv, finalist i Årets Rekryteringsföretag (Large) vid Recruitment Awards 2026, och har lett en stor del av bolagets förändringsarbete. Det började som en ombyggnad av allt: formellt drog projektet igång 2023, i maj 2025 lanserades det skarpt. Målet var att gå från magkänsla till ett evidensbaserat och kompetensbaserat arbetssätt, där varje bedömning går att motivera med data.
”Vi har verkligen vänt upp och ner på hela processen.”
En metod som följer uppdraget
En synlig del av det arbetet är att Effektiv delade upp erbjudandet i flera tydliga koncept, anpassade efter vad uppdraget kräver, för att göra det enklare för kunden att förstå vad den får.
Ett volymuppdrag med många sökande och tydliga krav drivs snabbare och med mer automation. Ett tyngre uppdrag, som en ledningsgruppsroll, får en grundligare process med allt från fördjupad bakgrundskontroll till djupare tester. Logiken är densamma hela vägen: ett kort screeningtest hör hemma i en volymroll, inte i tillsättningen av en vd, för en logisk testförmåga säger ingenting om en roll som inte kräver logik. Att anpassa metoden efter vad uppdraget kräver är kärnan i det evidensbaserade synsättet.
Det lilla meddelandet
Men det som faktiskt vände kandidaternas upplevelse låg vid sidan av tester och system. Effektiv skickar automatiska mejl i flera steg: en bekräftelse när kandidaten gjort ett test, en förklaring till varför testet finns och vad det mäter, besked om var i processen man befinner sig. Mejlen är automatiserade, men kandidaterna upplever dem som personliga, och det är där den största effekten visade sig.
Bolaget mäter kandidatfeedback varje månad, och siffrorna hade alltid varit bra, men efter de här ganska enkla åtgärderna skiftade tonen helt.
”Det lilla meddelandet har gett jättestor effekt.”
Där tekniken slutar och rekryteraren börjar
Samma mönster återkommer när Pauline pekar ut var rekryteringar faktiskt spricker. Det är sällan i intervjun eller testet.
”Nio fall av tio är det baserat på att man inte gjorde behovsanalysen, att man inte verkligen gick igenom kravprofilen.”
Många vill stressa förbi den delen, och där går Effektiv in som rådgivare i stället för leverantör: ställer frågor om varför, utmanar kravprofilen, hjälper kunden att tänka efter innan processen drar igång. Gör man fel där blir det fel hela vägen.
Den svåraste biten i hela omställningen var intern, att få rekryterare med många år i yrket att lägga magkänslan åt sidan. ”Att göra den omställningen, att få med sig gänget på det, trodde jag skulle vara svårt. Men att se resultatet idag är jag superstolt.”
Pauline vill ha mer datadrivna bedömningar, men hon drar en tydlig gräns. AI kan ta hand om tidigt urval och administrativa uppgifter som sammanställningar och transkriberingar. Själva bedömningen vill hon inte lämna ifrån sig. ”Den har säkert lika mycket bias. Den är byggd av någon annan.”
Det är där tråden knyts ihop. Var det än handlar om mejlet till kandidaten, behovsanalysen med kunden eller bedömningen av vem som passar rollen, ligger rekryterarens egentliga kompetens i det mänskliga. Resten kan tekniken hjälpa till med.
Effektiv var finalist i Årets Rekryteringsföretag (Large) vid Recruitment Awards 2026.
Intelliplan är huvudpartner till Recruitment Awards och lyfter fram människorna som driver rekryterings- och bemanningsbranschen.