Integritetspolicy

Syfte och bakgrund

Vi värnar om våra kunders integritet och våra kunders förtroende för oss. Detta förtroende bygger bland annat på hur vi hanterar våra kunders personuppgifter. Syftet är att öka öppenheten i vår behandling av personuppgifter samt att öka skyddet för den personliga integriteten.

All behandling av personuppgifter som används av Intelliplan sker i enlighet med tillämplig personuppgiftslagstiftning. Inom EU/EES gäller från 25 maj 2018 dataskyddsförordningen (GDPR).

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig: Intelliplan AB
Organisationsnummer: 556582-6848
Adress: Arenavägen 39 121 77 Johanneshov, plan 8
Kontakt via e-post: privacy@intelliplan.se och support@intelliplan.se
Kontakt via telefon: +46 8 600 90 20

Personuppgiftsansvarigs roll är att bestämma syftet och metoder när personuppgifter samlas in och behandlas samt är ansvarig för att behandlingen sker enligt gällande lagstiftning. Intelliplan är personuppgiftsansvarig vid insamling och behandling av personuppgifter för bedrift av sin affärsverksamhet.

Intelliplans kunder (och användare av våra tjänster) samlar också in personuppgifter för att bedriva sin affärsverksamhet. När detta sker under deras regi är vår kund personuppgiftsansvarig och Intelliplan blir personuppgiftsbiträde.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är en upplysning som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk levande person. Exempel på personuppgifter är namn, adress, person- eller annat identifikationsnummer, telefonnummer, e-postadress, bild, IP-nummer, mm.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Vår leverans består till största delen av IT-baserade tjänster som vanligen levereras till kunder som vi har ett leveransavtal med. Leveransavtalet ger oss tillgång (och förutsättningar) till den persondata som vi behöver för att kunna leverera de tjänster som leveranskontraktet avser.

Ibland får vi uppdrag, exempelvis via vår servicedesk, från kunder som inte har något leveransavtal med oss. I dessa fall så samlar vi de uppgifter som vi behöver för att kunna lösa problemet. När du tar kontakt med oss via vår kundtjänst (t.ex. via e-post, telefon eller när du fyller i dina personuppgifter i det kontaktformulär som finns på vår hemsida) kan vi komma att spara uppgifter om dig som behövs för att lösa ditt ärende.

För att underlätta och optimera prestanda i våra tjänster samlar vi också in vissa personuppgifter under tjänstens nyttjande. Det kan handla om exempelvis:

  • Att låta systemet känna igen återkommande användare för att kunna anpassa navigeringen, information och funktioner.
  • Att underlätta för användarens nyttjande genom att exempelvis komma ihåg tidigare val och låta den lägga upp favoriter/genvägar för program och tjänster.
  • Att utveckla och förbättra tjänsten genom att förstå hur den används.
  • Att beräkna och rapportera transaktioner, användarantal och trafik.

Vi jobbar alltid efter principen att samla in så lite information som nödvändigt. För att kunna hålla dina personuppgifter uppdaterade och korrekta kan vi komma att inhämta uppgifter från privata och offentliga register. Regelbundet ser vi även över vårt persondata och gallrar bort det som inte längre är relevant. Dina personuppgifter lagras inte längre än det är nödvändigt för att kunna uppfylla ändamålen. Dina personuppgifter gallras bort eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in.

Identitetskontroll

För att lagstiftning inte ska missbrukas har vi ett ansvar att vid kontakter rörande dina personuppgifter vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa din identitet. Beroende på vad kontakten avser kan vi därför komma att kräva att du på lämpligt sätt kan styrka din identitet.

Den rättsliga grunden för vår hantering

När du skickar e-post till oss är företagets policy att så långt det är möjligt minimera spridningen av dina personuppgifter.

Vår policy är att våra medarbetare i sin månadsrutin ska behandla och ta bort sina e-postmeddelanden från inkorgen. E-postmeddelandena ska antingen tas bort eller flyttas från inkorgen till annan plats, exempelvis till en ärendemapp, kundmapp eller till en applikation. Det ska alltid föreligga en tydlig grund till varför behandling av personuppgifter sker. När e-postmeddelandet flyttas så kommer det också att raderas från inkorgen så att inga personuppgifter ligger kvar där. Detta betyder att den persondata som vi sparar är antingen nyligen ankommen till oss eller sparas med en tydlig grund.

Vår lagringspolicy för all vår behandling av persondata är att ingen persondata ska sparas i onödan. När ett ärende är avklarat ska personinformationen raderas eller anonymiseras och endast den information som behöver lagras kommer att lagras. Detta sker då på någon annan grund, exempelvis bokföringslagen. All annan persondata ska raderas.

Vår policy är också att i så liten utsträckning som möjligt skicka personuppgifter per mail. Vi strävar efter att minimera de personer som blir kopierade (CC:) i all vår korrespondens för att minimera spridningen av persondatauppgifter per e-post.

Våra anställda är utbildade på vår e-postpolicy. Det ingår också utbildning på vår integritetspolicy i den utbildning som varje nyanställda får. Vi följer även kontinuerlig upp att policyn efterlevs.

E-post

Intelliplan avser att i egenskap av personuppgiftsansvarig behandla personuppgifter som lämnas till oss i samband med gjord registrering på hemsidan, epost, seminarium, sociala medier, prenumeration på nyhetsbrev och liknande instanser.

Genom att registrera personuppgifter hos oss samtycker du till att Intelliplan använder uppgifterna för att förbättra våra tjänster, produkter, service eller liknande, informera om status i pågående och kommande händelser samt genomföra kundundersökningar. Genom registrering hos oss samtycker du även till att motta information och marknadsföringsmaterial via e-post, telefon, per post, eller annat motsvarande sätt.

Om du inte vill ta del av erbjudanden och/eller marknadsföring vänligen kontakta oss. Vi för ett persondataregister över vilka uppgifter vi samlar in, i vilka system vi gör det och vilken rättslig grund som insamlingen baserar sig på. Det kan också förekomma att dina personuppgifter behandlas baserat på flera olika rättsliga grunder.

Du har rätt att från Intelliplan få information om behandlingen av de personuppgifter som berör dig. Du har rätt till information om vilken rättslig grund som en given personuppgift samlas in på. Du har också rätt att återkalla ditt samtycke vår behandling grundar sig på det. (Dock så kan dina personuppgifter fortsatt komma att behandlas baserat på någon annan rättslig grund, exempelvis bokföringslagen.)

Utlämning av personuppgifter

Vi använder flera olika IT-tjänster och IT-system i vår verksamhet. Vissa av dessa system lagrar information i lokala system hos oss medan andra uppgifter är lagrade hos någon av våra leverantörer. I dessa fall är vår leverantör vårt personuppgiftsbiträde som behandlar uppgifterna på vårt uppdrag och uteslutande enligt våra instruktioner.

Lagringstid

Dina personuppgifter lagras inte längre än det är nödvändigt för att kunna uppfylla ändamålen med behandlingen. Dina personuppgifter gallras eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in.

Vidare frågor eller eskalering till tillsynsmyndighet

Har du frågor angående hur en av våra kunder behandlar dina personuppgifter ber vi dig att kontakta kundens verksamhet direkt.

Naturligtvis kan du också kontakta oss om ovan känns oklart eller om du har frågor för oss om vår behandling av dina personuppgifter (privacy@intelliplan.se).

Du har alltid rätt att eskalera ärenden om vår behandling av dina personuppgifter till en tillsynsmyndighet som i vårt fall är Integritetsskyddsmyndigheten (tidigare Datainspektionen). För kontaktuppgifter, se www.datainspektionen.se.