Personvern
Formål og bakgrunn
Vi bryr oss om kundenes integritet og kundenes tillit til oss. Denne tilliten er blant annet basert på hvordan vi håndterer kundenes personopplysninger. Hensikten er å øke åpenheten i vår behandling av personopplysninger og å øke beskyttelsen av personlig integritet.
All behandling av personopplysninger som brukes av Intelliplan skjer i samsvar med gjeldende personopplysningslovgivning. Innen EU / EØS gjelder databeskyttelsesforordningen (GDPR) fra 25. mai 2018.
Personopplysningsansvarlig
Personopplysningsansvarlig: Intelliplan AB
Organisasjonsnummer: 556582-6848
Adresse: Arenavägen 39 121 77 Johanneshov, plan 8
Kontakt på e-post: privacy@intelliplan.se och support@intelliplan.se
Kontakt på e-post: +46 8 600 90 20
Den som er ansvarlig for personopplysninger er å bestemme formålet og metodene når personopplysninger blir samlet inn og behandlet, og er ansvarlig for at behandlingen skjer i samsvar med gjeldende lovverk. Intelliplan er ansvarlig for personopplysninger i innsamling og behandling av personopplysninger med det formål å utføre sin forretningsdrift.
Intelliplans kunder (og brukere av tjenestene våre) samler også inn personopplysninger for å utføre sin virksomhet. Når dette skjer i regi av dem, er kunden vår ansvarlig for personopplysninger og Intelliplan blir assistent av personopplysninger.
Hva er en personlig informasjon?
Personopplysninger er informasjon som kan direkte eller indirekte knyttes til en fysisk levende person. Eksempler på personlig informasjon er navn, adresse, personlig eller annet identifikasjonsnummer, telefonnummer, e-postadresse, bilde, IP-nummer, etc.
Hvilken personlig informasjon samler vi inn?
Leveransen vår består for det meste av IT-baserte tjenester som vanligvis leveres til kunder vi har leveringsavtale med. Leveringsavtalen gir oss tilgang (og betingelser) til personopplysningene vi trenger for å kunne levere tjenestene leveringsavtalen gjelder.
Noen ganger mottar vi oppdrag, for eksempel via vår servicedesk, fra kunder som ikke har leveringsavtale med oss. I disse tilfellene samler vi informasjonen vi trenger for å kunne løse problemet. Når du kontakter oss via vår kundeservice (f.eks. via e-post, telefon eller når du fyller ut din personlige informasjon i kontaktskjemaet som er tilgjengelig på vår hjemmeside), kan vi lagre informasjon om deg som er nødvendig for å løse dine saken.
For å lette og optimalisere ytelsen til våre tjenester samler vi også inn visse personopplysninger under bruken av tjenesten. Det kan dreie seg om for eksempel:
- For å la systemet gjenkjenne tilbakevendende brukere for å kunne tilpasse navigasjonen, informasjonen og funksjonene.
- For å lette brukerens bruk ved for eksempel å huske tidligere valg og la dem legge inn favoritter/snarveier for programmer og tjenester.
- Å utvikle og forbedre tjenesten ved å forstå hvordan den brukes.
- For å beregne og rapportere transaksjoner, antall brukere og trafikk.
Vi jobber alltid etter prinsippet om å samle så lite informasjon som nødvendig. For å holde din personlige informasjon oppdatert og korrekt, kan vi samle inn informasjon fra private og offentlige registre. Vi gjennomgår også regelmessige personopplysninger og tynner ut hva som ikke lenger er relevant. Dine personopplysninger lagres ikke lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålene. Din personlige informasjon blir tynnet ut eller anonymisert når den ikke lenger er relevant for formålene den ble samlet inn for.
Identitetskontroll
For å sikre at lovverket ikke blir misbrukt, har vi et ansvar for å ta alle rimelige skritt for å sikre din identitet i kontakter angående dine personopplysninger. Avhengig av hva kontakten refererer til, kan vi derfor kreve at du kan bevise identiteten din på en passende måte.
Det juridiske grunnlaget for vår håndtering
Når du sender oss e-post, er selskapets policy å minimere spredningen av din personlige informasjon så langt det er mulig.
Vår policy er at våre ansatte i sin månedlige rutine må behandle og slette e-postene fra innboksen. E-postene skal enten slettes eller flyttes fra innboksen til et annet sted, for eksempel til en saksmappe, kundemappe eller til et program. Det må alltid være et klart grunnlag for hvorfor personopplysninger behandles. Når e-posten flyttes, vil den også bli slettet fra innboksen, slik at ingen personlig informasjon blir liggende der. Dette betyr at personopplysningene vi lagrer nylig har kommet til oss eller blir lagret med et tydelig grunnlag.
Vår lagringspolicy for all vår behandling av personopplysninger er at ingen personopplysninger skal lagres unødvendig. Når en sak avgjøres, må personopplysningene slettes eller anonymiseres, og bare informasjonen som må lagres, blir lagret. Dette skjer da på et annet grunnlag, for eksempel regnskapsloven. Alle andre personopplysninger må slettes.
Vår policy er også å sende personlig informasjon på e-post så lite som mulig. Vi prøver å minimere personene som er kopiert (CC) i all vår korrespondanse for å minimere spredningen av personopplysninger via e-post.
Våre ansatte er opplært i vår e-postpolicy. Opplæring i personvernreglene våre er også inkludert i opplæringen som hver ny ansatt får. Vi overvåker også kontinuerlig at policyen overholdes.
E-post
Intelliplan har til hensikt å behandle personopplysninger som er gitt til oss i forbindelse med registrering på nettstedet, e-post, seminar, sosiale medier, abonnement på nyhetsbrev og lignende organer, i sin kapasitet som kontroller av personopplysninger.
Ved å registrere personlig informasjon hos oss, samtykker du i at Intelliplan bruker informasjonen for å forbedre våre tjenester, produkter, tjenester eller lignende, informere om status for pågående og kommende hendelser og gjennomføre kundeundersøkelser. Ved å registrere deg hos oss samtykker du også til å motta informasjons- og markedsføringsmateriell via e-post, telefon, per post eller på lignende måte.
Hvis du ikke vil delta i tilbud og / eller markedsføring, kan du kontakte oss. Vi fører et personopplysningsregister over hvilken informasjon vi samler inn, i hvilke systemer vi gjør det og hvilket rettslig grunnlag som samlingen bygger på. Det kan også hende at personopplysningene dine blir behandlet på flere forskjellige juridiske grunner.
Du har rett til å motta informasjon fra Intelliplan om behandlingen av personopplysningene som angår deg. Du har rett til informasjon om det rettslige grunnlaget som en gitt personlig informasjon blir samlet inn på. Du har også rett til å trekke tilbake ditt samtykke, vår behandling er basert på det. (Imidlertid kan dine personopplysninger fortsette å behandles basert på et annet juridisk grunnlag, for eksempel regnskapsloven.)
Utlevering av personopplysninger
Vi bruker flere forskjellige IT-tjenester og IT-systemer i vår virksomhet. Noen av disse systemene lagrer informasjon i lokale systemer hos oss, mens andre data lagres hos en av våre leverandører. I disse tilfellene er leverandøren vår personopplysningsassistent som behandler dataene på våre vegne og utelukkende i samsvar med våre instruksjoner.
Tid for lagring
Dine personopplysninger lagres ikke lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. Din personlige informasjon blir tynnet eller anonymisert når den ikke lenger er relevant for de formålene den ble samlet inn for.
Ytterligere spørsmål eller opptrapping til tilsynsmyndighet
Hvis du har spørsmål angående hvordan en av våre kunder behandler dine personopplysninger, ber vi deg om å kontakte kundens virksomhet direkte.
Du kan selvfølgelig også kontakte oss hvis ovenstående føles uklart eller hvis du har spørsmål til oss om vår behandling av dine personopplysninger (privacy@intelliplan.se).
Du har alltid rett til å eskalere saker som angår vår behandling av dine personopplysninger til en tilsynsmyndighet som i vårt tilfelle er Personvernvernmyndigheten (tidligere det svenske Datatilsynet). For kontaktinformasjon, se www.datainspektionen.se.